Hoe delegeren tot bedrijfsgroei leidt

Iedere ondernemer heeft doorgaans meer werk dan tijd. Dus moeten er keuzes gemaakt worden over wat prioriteit te geven. Nu blijkt uit onderzoek dat het merendeel van de ondernemers 40% van hun tijd besteden aan relatief onbelangrijke, niet strategische zaken.

Herkenbaar? Zou jij je liever concentreren op het bos in plaats van je bezig houden met de bomen?

Het merendeel van de ondernemers besteden 40% van hun tijd aan relatief onbelangrijke, niet-strategische zaken.

In deze blog vertellen we je wanneer en hoe te beginnen met het delegeren van juist die kleine dingen die gedelegeerd kunnen worden, en die samen een groot effect hebben op je effectiviteit. Want een deel van je dagelijkse taken uitbesteden helpt niet alleen bij werkdagen van 18 uur, maar helpen je bedrijf ook op de lange termijn.

Begin je bij het lezen van het woord delegeren alleen al al te gapen, en vind je het een vreselijk saai onderwerp? Door te delegeren bereik je veel meer, op korte en op lange termijn. Het kan het verschil maken tussen stagnatie of zelfs krimp, en versnelde groei.

Waarom delegeren?

Succesvolle ondernemers zijn van nature altijd op zoek naar hefboomwerking. En wel hefboomwerking van extern beschikbare middelen ten bate van het bedrijf, die je helpen om de winstgevendheid en het afzetvolume van je bedrijf te verhogen. 

Je kunt hierbij denken aan de volgende voorbeelden:  

• de inzet van geld van anderen in je bedrijf (aantrekken van investeringen)

• de inzet van producten van anderen in je bedrijf voor wederverkoop of productie (inkoop)

• de inzet van commerciële kanalen van anderen in je bedrijf (indirecte verkoopkanalen, gebruik van externe databases)

• de inzet van de tijd van anderen ten bate van je bedrijf (iemand in loondienst nemen, of als free-lancer, als business partner, als stagiaire/trainee, virtuele assistent, vrijwilliger).

Werk van anderen is binnen de context van jouw bedrijf meer waard dan daarbuiten - zo simpel is het.

Succesvolle ondernemers zijn van nature op zoek naar hefboomwerking

Laten we eens kijken naar de inzet van tijd van anderen. Wat is nu precies die hefboomwerking? Er ontstaat een hefboom, omdat de uren die je inkoopt het bedrijf meer oplevert dan de kosten om ze te verwerven. Dat komt omdat het werk van anderen binnen de context van jouw bedrijf meer waard is dan daarbuiten. Zo simpel is het. In het geval van productie wordt dat veroorzaakt door het productieproces dat waarde toevoegt. In het geval van dienstverlening komt dat omdat het bedrijf allerlei garanties over kwaliteit en continuïteit toevoegt, of bepaalde kennis heeft opgebouwd over methodes en werkwijzen die extra waarde toevoegen. Door de inzet van de tijd van anderen in je bedrijf behaal je per definitie winst, mits je die inzet op de juiste manier gebruikt.

Wat te delegeren?

Succesvolle ondernemers zoeken continu naar hefboomwerking. Hoe kan ik met dezelfde tijd meer resultaat behalen?

Een van de krachtigste hefbomen is de inzet van de tijd van anderen.

Wanneer je taken overdraagt aan anderen, ontstaat er ruimte. Niet alleen praktisch, maar vooral strategisch. Je creëert tijd om te werken aan zaken die daadwerkelijk impact hebben op de groei van je bedrijf.

Daarnaast geldt een belangrijk principe: werk van anderen kan binnen jouw bedrijf meer waarde opleveren dan daarbuiten. Mits je het goed organiseert.

Daar zit de echte kracht van delegeren.

Wat te delegeren

Dus we doen er als ondernemers goed aan om de tijd van anderen in te zetten in ons bedrijfsproces. Maar dan is de volgende vraag: welke zaken zelf doen en welke zaken door anderen laten doen? Nu hoor ik je al denken: “Als ik het zelf doe, dan gebeurt het tenminste goed!”. Dat zou misschien kunnen, maar er zitten maar een beperkt aantal beschikbare uren in een dag, in een week, een maand, een jaar. Dus als je geen gebruik maakt van de capaciteit van personeel, free-lancers, partners of leveranciers, dan blijf je werken tegen een glazen plafond en groei je nooit voorbij de beperkingen van je eigen tijd. Verder kun je je afvragen of het werkelijk waar is dat je zelf alles het beste kunt. Je kunt allerlei specialisten inschakelen die heel goed in hun vak zijn. 

Als je onvoldoende gebruik maakt van personeel, dan blijf je werken tegen een glazen plafond en groei je nooit voorbij de beperkingen van je eigen beschikbare tijd

Niet elke ondernemer kan dezelfde dingen delegeren. Wanneer je bedrijf net is begonnen, dan zul je waarschijnlijk meer zelf moeten afhandelen totdat het bedrijf van de grond is. Maar als je bedrijf wat meer gevestigd is, dan moet je op zijn minst overwegen de volgende dagelijkse taken bij anderen onder te brengen.

Denk aan:

• administratie en boekhouding
• planning en e-mailbeheer
• klantenservice
• data-entry en operationele processen
• IT-ondersteuning
• uitvoerende marketingtaken
• logistiek en verzending
• productie (waar mogelijk)
• technische website taken
• ondersteunend schrijfwerk

Het doel is niet om alles uit handen te geven, maar om bewust te kiezen waar jouw tijd de meeste waarde toevoegt.

Aan wie te delegeren

Familieleden
Als je bedrijf  klein is, dan is soms familieleden voor een beperkte vergoeding of zelfs geheel gratis voor je laten werken de beste optie. Zelfs jongere familieleden kunnen omgaan met eenvoudige taken zoals het vullen van enveloppen of het invoeren van gegevens. Sommige echtparen of zelfs meerdere leden van gezin of familie werken heel intensief samen in hun bedrijf, en komen zo tot een sterke vergroting van hun slagkracht, mits de taken goed verdeeld zijn.

Er zijn allerlei voorbeelden van succesvolle familiebedrijven. Niet iedereen kiest echter voor deze opzet, want het heeft ook de nodige bezwaren.

Werknemers
Als een taak onderdeel is van de kernfuncties van je bedrijf, zoals het produceren van je product of het geven van klantenservice, dan zul je het idealiter willen delegeren aan een werknemer, zodat je deze persoon beter kan begeleiden en zicht kan houden op de kwaliteit.

Outsourcing
Er zijn veel taken die je kunt delegeren aan freelancers, onafhankelijke aannemers of virtuele medewerkers. op platforms zoals bijvoorbeeld Upwork kun je freelancers vinden die gespecialiseerd zijn in een brede reeks van professies, variërend van IT-consulting en website ontwerp tot marketing copywriting en boekhouding.

Kies mensen die je niet alleen vertrouwt, maar die eveneens de vaardigheden en ervaring hebben om het werk goed uit te voeren

Hoe te delegeren

Kies de juiste mensen.
Natuurlijk, vertrouwen telt meer als je bij het kiezen van iemand om je aanwezigheid op social media te regelen, dan wanneer je iemand selecteert voor het invoeren van adressen. Toch is het van vitaal belang om die mensen kiezen die je niet alleen vertrouwt, maar eveneens de vaardigheden en ervaring hebben om het werk goed uit te voeren (dan wel de intelligentie hebben om het te leren als ze de ervaring niet hebben).

Implementeer systemen en processen.
Ontwikkel aanwijzingen voor elke taak die je wilt delegeren. Deze kunnen complex of eenvoudig zijn, afhankelijk van de uit te voeren taak. Identificeer alle stappen van de taak die je uitgevoerd wil zien, geef aan welke materialen en tools moeten worden gebruikt om het resultaat te behalen. Bijvoorbeeld: “Neem iedere dag mijn email door, ‘s ochtends om 08:00 uur, en ‘s middags om 16:00 uur. Gebruik deze sjablonen om degenen die een standaard antwoord kunnen krijgen een antwoord te sturen namens mij. Breng degenen die aandacht nodig hebben onder mijn aandacht door hen te bestempelen als dringend. Het doel is dat ik minder tijd besteedt aan mijn emails en dat ik belangrijke emails sneller onder ogen krijg.”

Doe de test.
Begin klein, en wel door het delegeren van een kleine taak om een persoon die je daarvoor overweegt. Bijvoorbeeld, als je een werknemer wilt testen om uiteindelijk al je sociale media voor je te beheren, begin dan door hem/haar een schema voor voorgestelde blogposts te laten opstellen, en kijk of dit goed gaat. Pas daarna kan je overstappen naar het schrijven van tweets en blogposts. Een test stelt je in staat om problemen op te lossen en zorgt ervoor dat je de juiste persoon hebt geselecteerd.

Micro-managen moet je vermijden, maar je moet wel regelmatig nagaan of de resultaten worden bereikt

Communiceer regelmatig.
Open communicatie kan de sleutel tot succesvol delegeren zijn. Je kan iemand aanstellen om voortdurend te communiceren met een aantal mensen, zoals je virtuele assistent. Anderen, zoals een IT-consultant, heeft geen frequent contact nodig. In beide gevallen echter, moet je systemen en termijnen opzetten voor wanneer en hoe met mensen te communiceren (bijvoorbeeld de status elke ochtend en middag checken via Slack, wekelijks een call, één keer per maand een live afspraak om zaken door te nemen, etc.).

Niet micro-managen 
Micro-managen moet je vermijden, maar je moet wel regelmatig nagaan of de resultaten worden bereikt. Idealiter, als mensen eenmaal weten wat hun toegewezen taken zijn, dan zouden zij in staat moeten zijn om die af te handelen, zonder verdere inmenging van jou. Micro-managen zal je werk zeker niet verlichten, integendeel. Je zult nog meer werk hebben dan voorheen, en de output van je mensen zal achteruit lopen, omdat ze geen vrijheid en motivatie voelen om hun beste prestatie te leveren. Echter, delegeren maakt niet dat je afstand doet van verantwoordelijkheid, dus je moet er wel bovenop blijven zitten om de resultaten van werknemers te zekeren en de algemene vooruitgang van aannemers via check-ins en beoordelingen te beoordelen.

Delegeren betekent je bedrijf laten groeien door minder te doen

Wat levert delegeren op

Wanneer je goed delegeert, verandert de rol die je speelt in je bedrijf. Je verschuift van uitvoerder naar regisseur.

Dat betekent:

• minder afhankelijkheid van jouw tijd
• meer focus op strategie en groei
• betere inzet van specialisten
• hogere output met dezelfde input

Delegeren gaat dus niet alleen over minder doen. Het gaat over anders doen.